Stellenausschreibung Teamassistenz

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Gespeichert von Arno Bauermeister am 28. Mai 2018
Lebenslauf Kugelschreiber Papier
28. Mai 2018 bis 18. Juni 2018

Stellenausschreibung Teamassistenz für den Bereich Vorzimmer

Freie Stelle bei der NRW-Landesvertretung in Berlin

Bei der zum Geschäftsbereich des Ministerpräsidenten des Landes Nordrhein-Westfalen gehörenden Vertretung des Landes Nordrhein-Westfalen beim Bund in Berlin ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt die Funktion einer Teamassistenz für den Bereich „Vorzimmer“ (bis Entgeltgruppe 8) zu besetzen. Bewerbungsfrist: 18.06.2018.

bislang nicht bewertet
 

An dem Arbeitsplatz fallen u. a. folgende Aufgaben an:

  • Entgegennahme, Vermittlung und Erledigung von Telefonaten sowie Faxdienste,
  • Bearbeitung und Weiterleitung des Postein- und Postausgangs,
  • Fertigen von diversen Schreiben nach Vorlage oder Diktat,
  • Terminmanagement unter Verwendung von Outlook,
  • Durchführung von Recherchen sowie das Einholen von Auskünften und Informationen im Internet/Intranet zur Vorbereitung von Terminen und Gesprächen,
  • Besprechungsassistenz (Vor- und Nachbereitung von Terminen, Raumreservierung, Catering organisieren, Besucher empfangen),
  • Zusammenstellung von Terminmappen, meist elektronisch,
  • Datenmanagement (Führen des Terminkalenders, Wiedervorlagen, Erstellung und Pflege der Kontaktdatenbank und der E-Mail-Verteiler),
  • Vor- und Nachbereitung von Dienstreisen (Buchung von In- und Auslandsflügen, Hotelreservierung, Dienstreiseanträge und Reisekostenabrechnung),

Bewerberinnen und Bewerber müssen insbesondere folgende fachliche Anforderungen erfüllen:

  • eine erfolgreich abgeschlossene bürobezogene Ausbildung (vorzugsweise Kaufleute für Bürokommunikation, Justizfachangestellte bzw. Rechtsanwalts- und Notarfachangestellte)
  • sehr gute IT-Anwenderkenntnisse in MS- Office, insbesondere in Word und Outlook

Von Vorteil sind:

  • nachgewiesene Berufserfahrung im Bereich Bürokommunikation,
  • Erfahrungen im Vorzimmerdienst, insbesondere im Terminmanagement

Daneben werden insbesondere folgende übergreifende Kompetenzen erwartet:

  • gute Auffassungsgabe und sorgfältige, selbständige Arbeitsweise,
  • Zuverlässigkeit und Arbeitsgenauigkeit,
  • gute Organisationsfähigkeit
  • guter mündlicher und schriftlicher Ausdruck,
  • freundliches Auftreten,
  • hohe Serviceorientierung und Teamfähigkeit.

Das Land Nordrhein-Westfalen fördert die berufliche Entwicklung von Frauen. Bewerbungen von Frauen sind daher ausdrücklich erwünscht. In den Bereichen, in denen Frauen noch unterrepräsentiert sind, werden sie bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung nach Maßgabe des Landesgleichstellungsgesetzes bevorzugt berücksichtigt, sofern nicht in der Person eines Mitbewerbers liegende Gründe überwiegen.
In der Staatskanzlei werden Stellenbesetzungen grundsätzlich auch in Teilzeit vorgenommen, soweit nicht im Einzelfall zwingende dienstliche Gründe entgegenstehen. Auch eine Besetzung im Rahmen eines Jobsharing-Modells ist möglich.
Bewerbungen geeigneter schwerbehinderter Menschen und diesen Gleichgestellter im Sinne von § 2 SGB IX sind ausdrücklich erwünscht und werden bei sonst gleicher Eignung, vorbehaltlich gesetzlicher Regelungen, bevorzugt berücksichtigt.
Die Ausschreibung wendet sich ausdrücklich auch an Menschen mit Migrationshintergrund.
Die Ausschreibung erfolgt vorbehaltlich einer späteren Entscheidung darüber, ob die Stelle im Rahmen eines Umsetzungs- oder Versetzungsverfahrens oder im Rahmen einer Neueinstellung oder Förderung besetzt wird.
Eine Vorauswahl erfolgt auf Grundlage der eingereichten Unterlagen.

Ihre aussagekräftige Bewerbung richten Sie bitte unter Angabe des Stichwortes Vorzimmer LV-B bis 18. Juni 2018 an den
Ministerpräsidenten des Landes Nordrhein-Westfalen
Referat I A 1 „Personal“
40190 Düsseldorf.

Der Bewerbung sind mindestens beizufügen:
1. ein Anschreiben,
2. ein aktueller Lebenslauf,
3. ein Ausbildungsnachweis, durch den das Vorliegen der geforderten Ausbildung nachgewiesen wird,
4. eine Einverständniserklärung zur Einsichtnahme in Ihre Personalakte,
5. ggf. ein Nachweis über eine Schwerbehinderung oder Gleichstellung i.S.d. § 2 SGB IX.
Unvollständige Bewerbungen können nicht berücksichtigt werden.

Bei Übersendung auf dem Postweg: Bitte übersenden Sie keine Originale, sondern ausschließlich Kopien der o.a. Unterlagen, da wir diese nicht zurücksenden. Bitte verwenden Sie keine Bewerbungsmappen, sondern heften Ihre Unterlagen lediglich zusammen.

Bewerbungen per E-Mail sind unter bewerbungen@stk.nrw.de möglich.

Die Bewerbungsunterlagen werden unter Berücksichtigung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen nach Abschluss des Verfahrens vernichtet.

Für Rückfragen stehen Ihnen zur Verfügung:

  • Frau Reuschenbach (Tel. 0211-837-1661) Personalreferat, Staatskanzlei Nordrhein-Westfalen und
  • Herr Matthias (Tel.: 030-27575-250),Vertretung des Landes Nordrhein-Westfalen beim Bund in Berlin

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